• Главная /
• Каталог решений /
• Решения для госсектора /
• ПК "Электронная инвентаризация"

ПК "Электронная инвентаризация"

«Электронная инвентаризация» - программный продукт, это современное решение для автоматизации учёта, контроля и управления материальными активами учреждения с использованием технологий штрихкодирования. Система предназначена для повышения точности, скорости и прозрачности процессов инвентаризации.
Основанием для создания и функционирования программного комплекса «Электронная инвентаризация» является:

• Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»;
• Федеральный стандарт бухгалтерского учёта ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (утверждён приказом Минфина России от 13.01.2023 №4н);
• Федеральный стандарт бухгалтерского учёта ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте» (утверждён приказом Минфина России от 16.04.2021 №62н);
• Приказ Минфина России от 15.04.2021 № 61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению»;
• Письмо Минфина России от 01.07.2024 № 02-06-06/61122 «Методические рекомендации к Общим требованиям к организации инвентаризации активов и обязательств, осуществляемой в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности»;

Документ содержит описание операций, выполняемых пользователями при работе с программой для ЭВМ для проведения инвентаризации в электронном виде «Электронная инвентаризация» (далее – «Электронная инвентаризация»).
Основными пользователями системы являются:

• Сотрудники бухгалтерской службы учреждения (организации);
• Сотрудники отдела материально-технического снабжения учреждения (организации);
• Материально-ответственные лица учреждения (организации);
• Руководители учреждения (организации);

В Системе реализована следующая схема работы:
Перед началом проведения инвентаризации во внешней учетной бухгалтерской системе формируется документ «Решение о проведении инвентаризации» (ф. 0510439), в котором определяются сроки проведения, состав инвентаризационной комиссии и перечень инвентаризируемых объектов ОС в разрезе ответственных лиц и мест хранения. На основании «Решение о проведении инвентаризации» (ф. 0510439) создаются электронные «Инвентаризационные описи» (ф. 0510466) ответственным сотрудником бухгалтерии, которые в формате XML загружаются систему АИС «Электронная инвентаризация».
Из программного комплекса, в котором в организации ведется бухгалтерский учет, в программу для ЭВМ «Электронная инвентаризация» загружаются объекты основных средств. Ответственный сотрудник бухгалтерской службы осуществляет загрузку из XML файла актуальных учетных данных с информацией об инвентаризируемых объектах ОС в раздел системы «Инвентаризуемые объекты ОС» из внешней учетной бухгалтерской системы.
В программе для ЭВМ «Электронная инвентаризация» каждому объекту присваивается уникальный штрихкод и распечатывается индивидуальная этикетка. При поступлении нового объекта в программе для ЭВМ «Электронная инвентаризация» объекту присваивается уникальный штрихкод, распечатывается индивидуальная этикетка и только после этого объект передается в пользование внутри учреждения. Затем на каждый объект ОС осуществляется наклейка этикеток. В случаях, когда габариты объекта ос не позволяют осуществить наклейку этикетки в системе АИС «Электронная инвентаризация» предусмотрен регистр - «Реестр журналов группового учета инвентаризируемых объектов ОС».
Для проведения инвентаризации в программе для ЭВМ «Электронная инвентаризация» создается ведомость с видом инвентаризации «Слепая» (либо загружается из системы бухгалтерского учета) ведомость с видами инвентаризации «Выборочная», либо «Сплошная» с заполненным количеством в столбце «По данным бухгалтерского учета». Затем в программе для ЭВМ «Электронная инвентаризация» в разделе «Ведомости инвентаризации НФА» члены инвентаризационной комиссии с помощью сканера штрихкода считывают штрихкоды с объектов имущества. При сканировании этикетки программа для ЭВМ «Электронная инвентаризация» автоматически в ведомости инвентаризации проставляет фактическое наличие, сверяет его с учётными данными и при необходимости формирует отчёт о расхождениях. Для удобства визуального восприятия в программе для ЭВМ «Электронная инвентаризация» выявленные расхождения (излишки/недостачи) имеют цветовую индикацию (белый – недостача, красный – излишки, зеленый – фактическое наличие совпадает с учетными данными). При проведении инвентаризации для считывания штрихкодов на объектах сотрудник бухгалтерии может использовать: терминал сбора данных, смартфон либо планшет со встроенным сканером штрихкодов.
Члены инвентаризационной комиссии и МОЛ ознакомляются с результатами проведенной инвентаризации регистрируют и выгружают в формате XML во внешнюю учетную бухгалтерскую систему заполненную инвентаризационную опись (сличительная ведомость). Затем полученные данные загружаются в программу для ведения бухгалтерского учета организации для проведения ведомостей в бухгалтерском учете.
Руководство получает детализированный отчёт с аналитикой по результатам инвентаризации.
При необходимости пользователи формируют различные отчеты и выборки по фактическим результатам инвентаризации.

Функциональные возможности программы для ЭВМ

• импорт актуальных данных по инвентаризуемым объектам ОС из внешней учетной системы в формате XML;
• отображение загруженных объектов ОС по состояниям: "Черновик", "Этикетка распечатана", "Этикетка испорчена", "Объект списан";
• генерация штрихкодов - автоматическое присвоение уникальных штрихкодов объектам учёта, формирование и печать этикеток;
• печать этикеток по выделенным объектам ОС с визуальным отображением: инвентарного номера в виде штрихкода, наименования объекта и места хранения;
• загрузка данных по инвентаризационным описям (сличительным ведомостям) из внешней учетной системы в формате XML;
• отображение списка инвентаризационных описей по состояниям: "Черновик", "Проведен", "Выгружен";
• сканирование и инвентаризация - проведение инвентаризации с помощью мобильных терминалов сбора данных, смартфонов или планшетов, мгновенная сверка данных.
• автоматическое заполнение фактического наличия в инвентаризационной описи (сличительной ведомости) при сканировании штрихкодов по объектам ОС с использованием сканера штрихкодов в режиме реального времени;
• отображение спецификации инвентаризационной описи по состояниям: "Объект подлежит электронной инвентаризации", "Объект подлежит визуальной инвентаризации", "Выявлены излишки при электронной инвентаризации", "Выявлены излишки при визуальной инвентаризации", "Объект прошел электронную инвентаризацию", "Объект прошел визуальную инвентаризацию";
• автоматическое выявление расхождений по инвентаризационным описям (излишков, недостач, пересортицы) в процессе сканирования в режиме реального времени;
• экспорт в формате XML инвентаризационных описей во внешнею учетную бухгалтерскую систему для автоматического отражения результатов инвентаризации.
• интеграция с учётными системами - обмен данными с ИС «Управление финансово-хозяйственной деятельностью» модуль «БАРС. Бюджет – Бухгалтерия», для синхронизации остатков и инвентаризационных ведомостей.
• формирование отчетов и выборок по фактическим результатам инвентаризации.
• управление доступом - разграничение прав пользователей, ведение журнала действий, обеспечение безопасности данных.

Структура программы для ЭВМ
В программе реализованы следующие функциональные роли:

•  «Главный Администратор» – пользователю с данной ролью доступен весь перечень учреждений и функций системы с возможностью ее настройки;
• «Администратор учреждения» – пользователям с данной ролью доступен весь перечень функций системы с возможностью ее настройки в пределах учреждения назначенным пользователем с ролью «Главный Администратор» ;
• «Бухгалтер» – пользователям с данной ролью доступен весь функционал работы с разделами «Инвентаризуемые объекты ОС», «Реестр журналов группового учета инвентаризируемых объектов ОС» и «Ведомости инвентаризации НФА» в пределах учреждения назначенным пользователем с ролью «Администратор учреждения» в части актуализации данных разделов с использования механизма обмена данными в XML формате  со внешней учетной бухгалтерской системой и вывода на печать и наклейки этикеток на инвентаризуемые объекты ОС;
• «Ответственное лицо» – пользователям с данной ролью доступен функционал работы с разделами «Инвентаризуемые объекты ОС» и «Реестр журналов группового учета инвентаризируемых объектов ОС» в пределах учреждения и структурных подразделений назначенным пользователем с ролью «Администратор учреждения» для вывода на печать и наклейки этикеток на инвентаризуемые объекты ОС;
• «Член комиссии» – пользователям с данной ролью доступен функционал работы с разделом «Ведомости инвентаризации НФА» в пределах учреждения и структурных подразделений назначенным пользователем с ролью «Администратор учреждения» для проведения инвентаризации массово заполняя группу полей "Фактическое наличие", "Имеются признаки несоответствия условиям актива", "Имеются признаки обесценения" фактическими данными раздел Реестр спецификаций «Ведомости инвентаризации НФА» в инвентаризационной ведомости, полученные в ходе сканирования либо визуального осмотра инвентаризируемых объектов НФА, фиксируя при наличии излишки либо недостачи.

Во всех разделах доступ к записям у пользователей Системы реализован исходя из его роли. Пользователь с ролью «Главный Администратор» имеет доступ ко всем разделам и записям системы. Пользователи с ролями «Администратор учреждения», «Бухгалтер», «Ответственное лицо» и «Член комиссии» имеют доступ только к записям своего учреждения.

Технические характеристики системы

Система построена на основе модульной архитектуры и обеспечивает возможность наращивания функциональности путем добавления новых модулей.
Система имеет централизованную базу данных с предоставлением удаленного защищенного доступа.
Система работает в режиме Web-интерфейса, функционирующего в различных операционных средах – Microsoft Windows, Unix (Linux)
Серверная часть Системы поддерживает мультиплатформенность и устанавливается на различные операционные системы – Microsoft Windows, Unix (Linux) и  т.д.
Система управления базами данных - PostgreSQL или встраиваемая СУБД SQLite 3.
Средства Системы обеспечивают сохранность данных.
Вход в пользовательскую часть Системы и дальнейшая работа осуществляются только при указании имени пользователя и его пароля.
Реализована возможность назначения для каждого пользователя роли, которую этот пользователь выполняет в Системе.
В Системе предусмотрена возможность настройки для каждой пользовательской роли прав доступа к информационным ресурсам и выполнения определенных операций.
Доступ к системе посредством Web-интерфейса осуществляется с помощью SSL сертификатов и защищенного протокола HTTPS.
Для целей защиты данных сервера БД от несанкционированного доступа конечные пользователи Системы не знают пароль доступа непосредственно к самому серверу БД. Авторизация в Системе предусматривает доступ к функциям приложения, а не к серверу базы данных.
В Системе предусмотрен удобный механизм установки обновлений не требующий участия специалистов. При установке обновления на сервер автоматически вносятся изменения в структуру базы данных, обновляются сервер приложений и Web-сервер.
Таким образом, процедура обновления системы сводится к установке пакета обновления на центральный сервер.
Администратор Системы имеет возможность по настройке и разграничению прав доступа для пользователей Системы в соответствии с их ролями.
Система позволяет осуществлять настройку ограничения прав на уровне ролей пользователей. В системе предусмотрены пользователи-администраторы и обычные пользователи.
 

Требования к аппаратному обеспечению Системы

Система обеспечивает комфортную работу пользователей на оборудовании:

• Сервер, для которого устанавливаются следующие минимальные характеристики:

• Один 8-ми ядерный (два 4-х ядерных) процессора с тактовой частотой по 2 ГГц каждый;
• Объем оперативной памяти от 8 Гб;
• Объем жесткого диска от 200 Гб;
• ОС семейства Linux, Windows Server 2012 R2+ x64 и выше;
• СУБД на сервере: PostgreSQL 10.3 и выше, Postgres Pro Standart 10.3.1 и выше, Postgres Pro Enterprise 10.3.1 и выше. При использовании встраиваемой СУБД SQLite 3 отдельный сервер баз данных не требуется, требуемая версия библиотеки SQLite версии 3.46.1

• Пользовательское рабочее место:

• Аппаратное обеспечение: должно соответствовать типу используемого браузера для комфортной работы с сетью Интернет;
• Операционная система: любая операционная система, на которой функционируют указанные браузеры – MS Internet Explorer версии 10 и выше, Google Chrome версии 79 и выше, Mozilla Firefox версии 70 и выше, Яндекс.Браузер версия 20.6.0.910 и выше;
• Каналы связи: 512 Кбит/с и выше.

Заключение
Программный комплекс «Электронная инвентаризация» — это эффективный инструмент для автоматизации инвентаризации, который способствует повышению эффективности, прозрачности бизнес-процессов и снижению издержек при проведении инвентаризации.
 
Дополнительную и более подробную информацию, заказать индивидуальную презентацию системы можно по телефонам: (8452) 25-64-00, 25-64-01. Стоимость решения зависит от количества пользователей работающих в системе и составляет от 99 000 руб и выше.
 

Дистрибутив и инструкция по установке демоверсии Системы: distr_invent.zip

Документация для эксплуатации Системы: Документация об эксплуатации ПО.zip